Suomi on nyt uuden edessä. Koronavirusepidemian johdosta koko maata on suositeltu siirtymään etätyöhön. Tätä ei kannata säikähtää vaan mieluummin nähdä se mahdollisuutena. Etätyö on kokemuksemme mukaan nimittäin tehokasta, joustavaa ja monesti myös asiakkaalle sopivaa. Me olemme tehneet työmme ja tarjonneet palveluitamme etätöinä jo vuodesta 2002 lähtien.

Tässä muutama vinkki jotka meille matkan varrella ovat tarttuneet:

Huolehdi työympäristöstä. Keittiönpöytä, työhuone tai lasten koulupöytä antavat hyvät mahdollisuudet hyvään työasentoon. Lojuminen sohvalla ei vain toimi – siinä kipeytyvät niin niska kuin selkä.
Huolehdi myös riittävästä ja toimivasta valaistuksesta. Himmeässä monitorin tihrustelu rasittaa silmiä yllättävän nopeasti.

Varaa oma paikka papereille, muistiinpanoille ja tietokoneelle. Huonekaluliikkeistä saa käteviä kansioita, säilytä paperisi niissä jolloin saat ”työpisteesi” kuntoon nopeasti avaamalla kansiot ja levittämällä ne ympärillesi. Se helpottaa ja nopeuttaa tietojen löytämistä. Muistathan myös että Yritysposti– ja SafeCloud -palveluissamme on todella toimivat ja nopeat hakutoiminnot sähköisten aineistojen osalta.

Suunnittele työpäivä ja viikko etukäteen. Aseta deadline eri tehtäville ja suunnittele ne viikon kalenteriisi. Muista jättää kalenteriin tilaa myös yllätystehtäville.

Muista vapaa-aika. Kokemuksemme mukaan etätyön suurin riski ei ole se että työtä ei tulisi tehtyä vaan se että sitä tulee tehtyä aivan liikaa. Suunnittele työpäiväsi ja viikkosi ja pyri pitämään siitä kiinni. Pitkät työpäivät ei ole merkki tehokkuudesta vaan siitä että et joko osaa suunnitella työtäsi tai teet ne tehottomasti.

Joskus päivät venyvät  – ja se on ihan ok! Jatkuvana se ei kuitenkaan ole enää hyvä ja johtaa väsymiseen ja uupumiseen – jopa teräsmiehinä pidetyille yrittäjille.

Kysy jos et tiedä. Kotona työkaverit eivät ole huutoetäisyydellä, mutta muista puhelin, sähköposti ja pikaviestimet. Vaikka työkaveri ei ole kädenulottuvilla, nykyinen tekniikka mahdollistaa silti tehokkaan yhteistyön. Jos et tiedä jotain, älä hakkaa päätä seinään vaan kysy. Joku tietää.

Pidä taukoja. Aikatauluta työsi sopiviin palasiin vaikka Pomodoro-tekniikan avulla. Ihmisen keskittymiskyky ei ole jatkuvaa vaan se laantuu. Siksi tehtävät kannattaa palastella sopiviin palasiin ja palata asian kimppuun pienen tauon jälkeen.

Kunnioita muiden aikaa. Etätyössä on helppo toimia hätiköiden koska esim. sähköposti ei ole reaaliaikainen kommunikointitapa kuten vaikka kasvokkain tai puhelimessa puhuminen. Mieti mikä on paras tapa asian käsittelyyn: puhelin, sähköposti, videoneuvottelu vai ihan perinteinen kasvokkain tapaaminen? Jos päädyt sähköpostiin, ajattele asiasi loppuun ennen sähköpostin lähetystä: esitä kysymyksesi riittävin taustatiedoin varustettuna jotta vastaaja pystyy edes teoriassa siihen vastaamaan siihen (miksi tämä ei toimi on *todella huono kysymys* ilman että kerrot mikä ei toimi tai miten se ilmenee). Älä myöskään ala käymään keskusteluja sähköpostissa koska se on POSTI. Viestintäkanava jossa et tiedä milloin vastaanottaja sen lukee.

Tarkista asiat ennen tiedon eteenpäin lähetystä. Jos kerrot että joku asia on tehty tai toimii, tarkista että asia todellakin on niin enennen kuin lähetät tiedon. Etätyö ei ole välttämättä reaaliaikaista ryhmätyötä vaikka se voi olla sitäkin. Jos olet saanut vastuullesi jonkun tehtävän ja raportoit sen tehdyksi, on vastaanottajan ajankäyttöä aliarvioivaa jos vastaanottaja toteaa että asia on tekemätön tai kesken.

Oikea työkalu oikeaan tehtävään. Puhelin, sähköposti, chatti, turvallinen tiedostojen jako, verkkosivusto jne… mahdollisuuksia on monia. Mieti ja selvitä mitkä ovat oikeita työkaluja juuri teille. Kokeile ja tutustu rohkeasti.

Jos se on automatisoitavissa, automatisoi se. Turha työ on aina turhaa tehtiin se konttorilla tai etänä. Nykyään monet yksinkertaiset tehtävät on mahdollista automatisoida ja valmiita sovelluksia on saatavilla. Jos joku tehtävä on mielestäsi turha tai ärsyttävä käytä hetki aikaa sen miettimiseen voiko sen automatisoida tai ulkoistaa ja käytä oma aikasi siihen minkä osaat parhaiten.
Verkkokauppa voi tehostaa toimintaa paljon ja hyvin toteutetut verkkosivut toimivat ympäri vuorokauden sinulle lisää yhteydenottoja luovana liidigeneraattorina!

Jos etätyö ei vielä ole teillä mahdollista vaikkapa puuttuvien VPN-yhteyksien vuoksi, ota yhteyttä. Meiltä saat niin laitteet kuin ohjelmistot jotka mahdollistavat etätyön ja tehostavat toimintaasi.

Etätyöasiantuntijamme:
Jaakko Leino
Puh. 050 433 7380
[email protected]

Webhotellit joka makuun

Nopea suomalainen webhotelli alk. 3,08 €/kk