Roskapostin esto sähköpostiin: 5 vinkkiä vähentämiseen

Roskaposti, spämmi, mainosviestit ja haittaviestit. Kaikki ovat synonyymejä turhalle työlle, joka vie aikaasi ja syö työn tehokkuutta. Jos käytät joka työpäivä keskimäärin 5 minuuttia roskapostiviestien siivoamisessa, teet vuodessa reilu 18 tuntia turhaa työtä. Miksi roskapostia tulee joillekin enemmän ja miten roskaposti esto sähköpostiin toteutetaan tehokkaimmin?

Roskapostin estäminen: käyttäjän tekemät toimet

Paras keino estää roskaposti on lopettaa sähköpostin käyttö. No, jos et halua kokonaan lopettaa sähköpostin käyttöä, on hyvä ymmärtää mistä roskapostitus johtuu. Roskapostia liikkuu 14,5 miljardia viestiä joka päivä. Kaikista sähköposteista n. 45 % on roskapostia. Todennäköisesti saat roskapostia muutaman yleisimmän syyn takia, joihin voit vaikuttaa itse:

  • Sähköpostiosoitteesi on ilmoitettu julkiseksi viranomaisille ja sitä kautta päätynyt myytäväksi sähköpostimarkkinoijille. Vinkki #1: älä ilmoita sähköpostiosoitetta julkiseksi.
  • Verkkosivuillasi sähköpostiosoite on ns. selväkielistä muotoa [email protected] Moni roskapostittaja käyttää listoja, jotka on kerätty etsimällä julkisia osoitteita robottien avulla verkkosivuilta. Vinkki #2: muuta osoite muotoon esim. etunimi [piste] sukunimi [at] yritys.fi
  • Olet vastaanottanut roskapostia, ladannut viestissä esiintyvät kuvat. Kyllä, sähköpostiohjelmasi oletuksena estää kuvien latauksen, koska se on merkki lähettäjälle siitä, että olet avannut sähköpostiviestin. Olet saattanut klikata viestissä olevia linkkejä, mistä johtuen saat kahta kauheammin roskapostia. Jopa se ”peruuta uutiskirje” linkki voi ampua sinua jalkaan, eli sitäkään ei aina ole turvallinen painaa. Vinkki #3: älä lataa kuvia, älä klikkaa linkkejä.
  • Olet antanut sähköpostiosoitteesi erilaisissa kilpailuissa, arvonnoissa tai luovuttanut sähköpostiosoitteesi toisen palvelun kautta (esim. Facebook ja sen sovellukset). Vinkki #4: Älä luovuta sähköpostiosoitetta jokaiseen palveluun. Rekisteröidy outoihin tai hieman tuntemattomiin palveluihin vähemmän tärkeällä sähköpostiosoitteella, kuin jokapäiväisessä käytössä olevalla osoitteella.

Yllä olevat vinkit liittyvät roskapostin ennaltaehkäisyyn, mutta mitä jos ongelma on jo tapahtunut? Sähköpostilaatikkosi täyttyy jatkuvasti siitä huolimatta? Tutustutaan asiaan ja vaihtoehtoihin, mitä on tehtävissä.

Roskapostin esto: miten roskapostia torjutaan maailmanlaajuisesti?

Roskapostiviestin estämiseksi on hyvä ymmärtää, miten roskapostiviestejä vastaan taistellaan maailmalla ja miksi roskapostiviestit edelleen liikkuvat verkossa. Maailmanlaajuisesti roskapostitusta vastaan taistellaan monin eri keinoin, joista suuret sähköpostipalveluntarjoajat turvautuvat usein ulkopuolisiin sähköpostipalvelimien rekistereitä ylläpitäviin palveluntarjoajiin sekä jatkuvasti oppiviin sisältösuodattimiin.

Nämä rekisterit sisältävät tärkeimpänä ns. mustalistatut osoitteet (blacklist), joille joutuessaan palveluntarjoajan välittämiä viestejä ei enää hyväksytä kaikkiin sähköpostipalveluihin. Tällaisia listoja ylläpitää mm. SpamCop.net.

Mikäli mustalistaus on tapahtunut, pitää palveluntarjoajan selvittää mistä se johtuu, ja raportoida kun asia on korjattu. Muussa tapauksessa mustalistausta hyödyntävä sähköpostin palveluntarjoaja ei salli sähköpostipalveluntarjoajasi IP-osoitteestasi viestejä. Tämä siirtää vastuun sähköpostiviestien läpimenosta ja järjestelmien ylläpidosta jokaiselle palveluntarjoajalle, jolla on mahdollisuus lähettää IP-osoitteistaan sähköpostiviestejä.

Esimerkiksi webhotellitarjoajat ovat tällaisia palveluntarjoajia, eli siksi jokaisen webhotelli-asiakkaan tulisi huolehtia mm. julkaisuhallintajärjestelmiensä ajanmukaisuudesta, ettei jokin tietoturva-aukko aiheuta tilannetta, jossa webhotellin palvelin muuttuu roskapostipalvelimeksi.

Tähän on onneksi monia työkaluja, joilla tilanne voidaan ennaltaehkäistä ja havaita nopeasti webhotellin ylläpidossa. Nämä ovat kuitenkin asioita, joihin loppukäyttäjät eivät voi vaikuttaa. Tutustutaan seuraavaksi mihin voit webhotellin asiakkaana vaikuttaa ja miten.

Roskapostin esto vaatii sen suodattamisen

Oletuksena webhotelleissa ei tyypillisesti suodateta roskapostiviestejä, eli näitä ns. mustalistattuja osoitteita tai epäilyttäviä viestejä ei suljeta ulkopuolelle. XetNETin webhotelliasiakkailla on cPanel-hallintatyökalussa mahdollisuus kytkeä päälle maksuton, avoimen lähdekoodin Apache SpamAssassin. SpamAssassin ei ole oikotie onneen, mutta se ymmärtää palvelimella analysoida viestit erilaisten sääntöjen pohjalta, ennen kuin viesti päätyy Saapuneet-kansioosi.

Parhaimman palvelintasolla tapahtuvan roskapostisuodatuksen tarjoaa Roskapostin Suodatus -lisäpalvelu, sillä se oppii ja päivittyy jopa reaaliaikaisesti. Siksi se on vinkkimme #5: roskapostin estävän, laadukkaan suodattimen tarjoavan palvelun tietokanta päivittyy jatkuvasti ja suodattimien toimintakyky on lähes 100 %. Palvelun hinta on 4 € /kk/verkkotunnus, eli koko yritys saa kaikille työntekijöilleen yhdellä verkkotunnuksella suodatuksen 4 eurolla kuussa käyttöön. Lisäksi palvelu tunnistaa tehokkaasti virukset, phishing-urkintayritykset sekä haittaohjelmien levitysyritykset.

Yllä olevat vaihtoehdot käsittelevät sähköpostiviestejä palvelintasolla eli sähköpostiviestisi eivät ohjaudu suodatettavaksi Suomen ulkopuolelle. On myös muutama keino vähentää roskapostia päätelaitteella eli sähköpostiohjelman sisällä.

Sähköpostiohjelmat osaavat suodatuksen alkeet

Sähköpostiohjelmasi ymmärtää jonkin verran roskapostin suodatuksesta. Mikäli käytät esimerkiksi Outlook, Thunderbird, Mac OS:n tai Windowsin mukana tulevia oletussähköpostiohjelmia, on todennäköistä, että sähköpostiohjelmassa on roskapostisuodatin sisäänrakennettuna.

Nämä sisäänrakennetut roskapostisuodattimet toimivat vaihtelevasti, sillä ne perustuvat tyypillisesti viestin analysointiin: onko viestissä jotain epäilyttävää, minkä takia se tulkitaan roskapostiksi. Lisäksi roskapostittajien osoitteet voi lisätä estettyjen osoitteiden listalle, mutta roskapostittajat harvoin käyttävät samaa osoitetta. Siksi tuntuukin usein, että sähköpostiohjelmaa saa opettaa pitkään, kunnes se alkaa olemaan käyttökelpoinen. Koska roskapostittajat osaavat kiertää näitä keinoja ja ohjelmien omia suodattimia, tuntuukin usein siltä, ettei sähköpostiohjelmien roskapostisuodattimet toimi kovin tehokkaasti.

Kokeile sähköpostiohjelmasi roskapostisuodatusta josko siitä on apua, mutta kytke päälle palvelimella tapahtuva suodatus, ellet saa ratkaisua ongelmaan ja roskapostin määrä lisääntyy.

emjr on Emailemjr on Facebookemjr on Linkedinemjr on Twitter
emjr
Toimitusjohtaja at XetNET / Xetpoint Oy
Xetpoint Oy:n perustaja ja yrittäjä. Bisneshenkinen nörtti henkeen ja vereen joka rentoutuu(?) keskeneräisen taloprojektin kanssa.