Varmuuskopiointi yrityksille on elintärkeä vakuutus
Tiedostoja on joka puolella: tietokoneen kiintolevyllä, sähköpostissa, ulkoisilla kiintolevyillä, muistitikuilla, mobiili- ja tablet-laitteissa, verkkolevytallentimilla, palvelimilla ja pilvipalveluissa. Yleinen harhaluulo siitä, että pilvipalvelun tallennustila kuten Google Drive tai Microsoft OneDrive tarkoittaisi varmuuskopiointia, on edelleen sitkeästi monen yrittäjän mielessä. Tämä aiheuttaa valheellisen turvallisuuden tunteen, joka voi kostautua peruuttamattomana vahinkona.
Syy miksi pilvipalveluiden tallennustilat eivät ole täysiverisiä varmuuskopiointiratkaisuja, johtuu niiden toiminnassa tiedostojen synkronoinnin luonteesta ja versiohallinnan puutteellisuudesta. Kun poistat tiedoston tietokoneeltasi, poistuu se pilvipalvelustakin lähes välittömästi.
Poistetun tiedoston voi palauttaa vielä hetken ajan tietokoneen ja/tai pilvipalvelun roskakorista. Toisin käy, jos tiedoston ylikirjoittaa ja versiohallinta puuttuu eri tiedostoformaateilta. Tällöin tiedosto on menetetty ja vahinko on tapahtunut.
Lisäksi yksinkertaisesti laitteet voivat rikkoutua eli tiedon säilyttäminen vain yhdellä kiintolevyllä/laitteella on erittäin uhkarohkeaa; on vain ajan kysymys, kunnes tapahtuu jotain.
Kerromme alla tarkemmin minkälaisia ongelmatilanteita voi varmuuskopioinnilla ennaltaehkäistä.
Varmuuskopiointi ulkoiselle kiintolevyllekään ei ole ongelmatonta: tulipalon sattuessa samassa tilassa oleva kiintolevy tuhoutuu muiden laitteiden kanssa. Lisäksi se on altis ransomware-haittaohjelmille silloin kun laite on jatkuvasti kiinni tietokoneessa.
Varmuuskopioinnista apu tiedostojen ylikirjoitus-tilanteissa
Mikäli esim. Google Driven tai Microsoft OneDriven käyttäjä ei poista tiedostoa vaan ylikirjoittaa sen, muutos tietokoneella synkronoituu verkon yli pilvipalveluun ja vanha versio tuhoutuu. Tämä on perinteinen toimintamalli muutamia poikkeuksia lukuunottamatta. Esim. Microsoft 365 pilvipalvelu tarjoaa versiohallinnan muutamille Office-tiedostoformaateille (kuten .docx ja .xslx).
Tämän takia, mikäli virheellisesti ylikirjoitat sellaisen tiedoston, mihin versiohallinta ei ulotu, tiedoston vanha versio on menetetty synkronoinnin jälkeen.
Tätä ominaisuutta tai jopa haavoittuvuutta hyödyntää ikävästi yleistynyt ilmiö ransomware-haittaohjelmista. Ransomware-haittaohjelma salaa kaikki tiedostosi ja kiristää sinua maksamaan lunnaat, jotta pääset takaisin tiedostoihisi. Lue lisää ransomware-haittaohjelmista F-Securen sivulta mistä on kyse.
Varmuuskopiointi pelastaa tilanteen tällaisen katastrofin aikana. Pilvipalveluihin verrattuna ns. täysiverinen varmuuskopiointi on aina automaattinen ja mahdollistaa versiohallinnan kaikille tiedostoformaateille. Tällöin Word- tai Excel-dokumenttien lisäksi kaikki muutkin tiedostoformaatit on turvattu varmuuskopioinnin tarjoamalla versiohallinnalla.
Versiohallinnan avulla voit palauttaa ylikirjoitetun tiedoston aiempia versioita. Voit tyypillisesti määritellä versiohallinnan tasojen määrän omaan toimintaasi sopivaksi, eli säilytetäänkö vanhoja versioita 10 kpl vai 100 kpl.
Varmuuskopiointi parhaiten toteutettuna toimii yrityksen toimitilojen ulkopuolella tarjoten suojaa mm. tulipaloilta, vesivahingoilta tai murroilta. Eli älä sijoita kaikkia munia samaan koriin ellei sinulla ole 88 mailin tuntinopeuteen kykenevää aikakonetta jolla palata ajassa takaisin.
Sähköpostin varmuuskopiointi vaatii suunnittelua
Varmuuskopiointi on erittäin lämpimästi suositeltu sähköpostiviestien suhteen etenkin, mikäli käytät POP3-sähköpostia ja lataat aina viestit palvelimelta tietokoneesi sähköpostiohjelmaan talteen. Tämän ansiosta viestit palvelimelta poistetaan automaattisesti (ellei sähköpostiohjelman asetuksissa ole toisin määritelty). Vastaavasti POP3-sähköpostin käyttäjän lähtevät viestit tallentuvat paikallisesti vain sähköpostiohjelmaasi, eli niitä ei säilötä palvelimelle toisin kuin IMAP-sähköpostissa.
Riippuu siis sähköpostiratkaisustasi ja mahdollisesti myös sähköpostiohjelmasi asetuksista, mutta pahimmassa tapauksessa pelkästään tietokoneesi kiintolevyn rikkouduttua myös sähköpostiviestisi ovat tällaisessa skenaariossa mennyttä ja varmuuskopiointi voisi olla hyvä ajatus.
Sähköposti ja IMAP-käyttäjät
IMAP-sähköpostia käyttävät käyttäjät voivat nukkua yönsä hieman paremmin sillä webhotelleissamme sähköpostiviestit ovat myös palvelun automaattisen varmuuskopioinnin piirissä.
Sähköposti ja Microsoftin/Googlen pilvipalvelut
Microsoft 365:n ja Google Workspace (ent. G Suite) sähköpostit on mahdollista varmuuskopioida ulkoisella ratkaisulla, sillä oletuksena pilvipalveluissa sähköpostiviestien säilöminen ei vapauta niitä inhimillisiltä virheiltä eli käyttäjän vahingoilta. Tämän tyyppisiä ratkaisuja Xetpointin IT-tiimi on toteuttanut asiakkaillemme, jotka haluavat varmistaa, ettei arvokkaita sähköpostiviestejä tuhoudu inhimillisen tai muun syyn takia.
Koska varmuuskopiointi ja tiedostonhallinta yhden hengen yrityksessä ja 100 hengen yrityksessä vaatii usein hieman erilaisia ratkaisuja, kerromme alla muutamia inspiroivia ratkaisuja esimerkkeinä, joita tiimimme on toteuttanut asiakkaillemme.
Ison datamäärän tallentamiseen ja varmuuskopiointiin on tarjolla verkkolevytallentimia (NAS), jotka tarjoavat tiedostonhallintaan vikasietoisuutta. Yksi ratkaisu on sijoittaa verkkolevytallennin varmuuskopiokäyttöön mm. XetNETin palvelinsaliin huippunopeiden verkkoyhteyksien päähän, jolloin pääset käsiin dataan tietoturvallisesti mistä tahansa.
Esimerkki 1: Oma verkkolevytallennin XetNETin palvelinsalissa
Pienyrittäjä-asiakkaamme tallentaa usein jopa gigatavuja dataa päivittäin eikä halua, että tiedostot ovat ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla Suomen ulkopuolella. Tämän takia hän ei käytä pilvipalvelujen tallennusratkaisuja tai muita ulkomaalaisia varmuuskopiointipalveluita.
Hän toteutti oman toimistoverkkonsa ulkopuolelle omalla NAS-verkkolevypalvelimella (mm. QNAP/Synology -valmistajien ratkaisut) toimipisteensä ulkopuolelle varmistetun, versiohallinnalla varustetun ratkaisun. Näin muut ulkopuoliset eivät pääse hänen dataansa käsiksi. Mikäli hänen toimipisteensä kokisi katastrofin kuten tulipalon aiheuttaman tuhoutumisen, on elintärkeä data tallessa palvelinsaliimme sijoitetussa NAS-ratkaisussa, jonka levyjärjestelmä on lisäksi vikasietoinen ja kustannustehokas tapa säilöä teratavuittain dataa.
Esimerkki 2: Kotitoimistolla työskentelevän yksinyrittäjän kevyt ratkaisu
Yksinyrittäjänä toimiva asiakkaamme työskentelee kotitoimistoltaan käsin ja hänen käytössään on pöytäkone, läppäri ja Microsoft 365 ja OneDrive for Business. Tämän lisäksi hänellä on käytössään varmuuskopiointi kuukausimaksullisella palvelulla, joka automaattisesti varmuuskopioi koneilta kaikki yritystoimintaan liittyvät tiedostot. Tiedostot ovat siis käytettävissä kahdella tietokoneella, pilvipalvelussa sekä varmuuskopiopalvelussa aina palautettavissa.
Yksinyrittäjä ei luota omiin IT-taitoihinsa ja hänen IT-ympäristöään valvoo Xetpoint-tiimimme, joka varmistaa varuuskopioinnin toiminnan ja jatkuvuuden. Varmuuskopiopalvelusta tulee hälytysviestit sähköpostitse, mikäli varmuuskopiointi ei jostain syystä ole onnistunut esim. tietokoneen ohjelmistopäivityksen synnyttämän ongelmatilanteen takia.
Esimerkki 3: Hybridiratkaisu lähiverkossa toimivalle tiedostopalvelimelle
Digitoimistoasiakkaamme tuottaa runsaasti materiaaleja, jotka säilötään hybridiratkaisuna sekä paikalliselle tiedostopalvelimelle nopeaan Ethernet-lähiverkkoon, että VPS:n eli virtuaalipalvelimen avulla myös oman lähiverkon ulkopuolelle. Tiedostot ovat saatavilla VPN:n yli tietoturvallisesti myös toimiston ulkopuolelta eli etätöitä tekevät pääsevät myös materiaaleihin käsiksi ja kaikki toimii versiohallinnan kera.
Menetitkö juuri yöunesi?
Tunsitko piston sydämessäsi, onko jokin asia jäänyt hoitamatta ja omassa yritystoiminnassasi muhii uhka, jonka korjaamiseen varmuuskopiointi olisi ratkaisu? Ratkaisuja on useita markkinoilla eli on tärkeää kuitenkin, että kiinnität asiaan huomiota.
Mikäli et tarkalleen tiedä minkälainen tai minkä kokoluokan ratkaisu voisi palvella parhaiten juuri omaa toimintaasi, kannattaa ottaa yhteyttä! XetNETin ja Xetpointin tiimi auttaa suunnittelemaan ja hallitsemaan koko yrityksesi IT-ympäristön tietoturvallisesti ja varmennetusti.