Webhotellin ja sähköpostipalveluiden siirto palveluntarjoajalta toiselle
Asiakkaamme kysyvät meiltä usein miten webhotellin ja sähköpostipalveluiden siirto palveluntarjoajalta toiselle kannattaa toteuttaa jotta palveluntarjoajan vaihto onnistuu ongelmitta.
Siksi olemme tehneet ohjeet joita noudattamalla niin webhotelli- kuin sähköpostipalveluiden siirto sujuu ilman turhia harmaita hiuksia.
[divider line=”true”]
Webhotellin siirto
Webhotellin siirron yhteydessä ydinkysymys on usein se että siirretäänkö vanhat sivut uudelle palveluntarjoajalle vai suoritetaanko samassa yhteydessä kotisivujen uudistus? Tietenkään webhotellin palveluntarjoajan vaihto ei pakota uusimaan sivustoa, mutta näin palveluntarjoajan kannalta katsottuna kotisivujen uudistus on eräs yleisimmistä syistä miksi asiakas vaihtaa webhotellinsa meille. Yleisin syy tähän on se että uusi palveluntarjoaja tarjoaa webhotelliin ominaisuuksia mitä vanha palveluntarjoaja ei.
Vanhojen sivujen siirto uudelle palveluntarjoajalle
Jos vanhat sivut halutaan siirtää uudelle palveluntarjoajalle, onnistuu se helpoiten jos asiakas toimittaa meille tai käyttämällensä web suunnittelijalleen vanhan webhotellin FTP-tunnukset sekä mahdolliset hallintapaneelitunnukset joilla käytössä olevista tietokannoista (MySQL tai PostgreSQL) voidaan ottaa dumppi ja siirtää myös tietokannat uudelle palveluntarjoajalle.
Näin vanhasta webhotellista voidaan kopioida www-sivut ja niiden mahdollisesti käyttämät tietokannat ja siirtää ne uuteen webhotelliin. Yleensä luomme asiakkaalle tilapäisen testiosoitteen (esim. www.yritys.temp.xetnet.com) jonka avulla asiakas voi varmistaa että sivusto toimii ja näkyy oikein ennen kuin asiakkaan oikea osoite (esim. www.yritys.fi) ohjataan uuteen webhotelliin.
Uusien sivujen teko uudelle palveluntarjoajalle
Webhotellin vaihto tulee usein ajankohtaiseksi www-sivujen uudistuksen yhteydessä. Tyypillisin syy tähän on se että uusi palveluntarjoaja tarjoaa ominaisuuksia jotka sopivat paremmin asiakkaan sivustolle.
Webhotellin vaihto onnistuu tässä vaihtoehdossa helpoiten, sillä asiakas tai asiakkaan käyttämä web-suunnittelija voi työskennellä uuden sivuston kanssa tilapäisessä testiosoitteessa (esim. www.yritys.temp.xetnet.com) ja kun sivusto on valmis, ohjataan liikenne uuteen sivustoon nimipalvelumuutoksen avulla. Tällöin siis yrityksen käytössä oleva osoite www.yritys.fi voidaan ohjata uudelle palveluntarjoajalle kun uusi sivusto on valmis.
Sähköpostipalveluiden siirto
Kuten ylempänä on kerrottu, varsinaisen webhotellin siirto palveluntarjoajalta toiselle on yleensä helppoa ja ongelmatonta. Sen sijaan sähköpostipalveluiden siirto kannattaa suorittaa suunnitelmallisesti jotta ongelmilta vältytään.
Tärkeintä sähköpostipalveluiden siirrossa uudelle palveluntarjoajalle on ehdottomasti se että sähköposti toimii ongelmitta, katkoitta ja että siirron aikana lähetetyt viestit eivät katoa bittiavaruuteen.
Ennen kuin sähköpostipalveluita siirretään uudelle palveluntarjoajalle on tärkeää varmistaa että uuden palveluntarjoajan järjestelmiin on luotu asiakkaan tarvitsemat sähköpostiosoitteet ja niiden mahdolliset aliakset kuten myynti@yritys.fi jne.
Kun tarvittavat osoitteet on luotu uuden palveluntarjoajan sähköpostipalvelimille voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen, eli sähköpostiliikenteen ohjaamiseen uusille palvelimille.
Yleisesti ottaen tämä kannattaa tehdä viikonloppuisin, eli käynnistää siirto vaikkapa perjantai iltapäivänä klo 15.00 jälkeen. Syy tähän on se että nimipalvelumuutokset kestävät yleensä jopa vuorokauden-kaksi ennen kuin muutos on varmasti levinnyt kaikkialle. Näin ollen viikonloppu on yleensä paras mahdollinen aika kääntää saapuva sähköpostiliikenne uudelle palveluntarjoajalle ja näin varmistaa se että siirrosta aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa asiakkaalle.
Nimipalvelumuutokset eivät siis tapahdu hetkessä vaan muutoksen jälkeen kestää jonkin aikaa ennen kuin nimipalveluissa tehty verkkotunnuksen saapuvan postin palvelin leviää varmuudella kaikkialle. Tekemällä muutos viikonlopun aikana varmistetaan se että muutoksesta aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa asiakkaalle.
Kun muutos on tehty perjantaina ja viikonlopun aikana se on varmasti levinnyt kaikkialle, asiakkaan kannattaa maanantai aamuna lukea vielä saapuneet sähköpostit vanhan palveluntarjoajan palvelimilta. Tämä tehdään sen vuoksi että mikäli viikonlopun aikana on vanhan palveluntarjoajan palvelimille vielä saapunut jotain viestejä, saadaan myös ne talteen.
Sen jälkeen kun postit on vielä luettu vanhan palveluntarjoajan palvelimilta, voidaan työasemien sähköpostiohjelmaan vaihtaa uuden palveluntarjoajan palvelinten nimet ja postilaatikoiden käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tämän jälkeen tulee asiakkaan irtisanoa palvelu vanhalta palveluntarjoajalta. Tämä on myös tärkeä toimenpide, sillä muuten voi käydä niin että jonkin toisen asiakkaan joka on entisellä palveluntarjoajalla lähettämät sähköpostit voivat jäädä vanhan palveluntarjoajan palvelimille nimipalvelumuutoksesta huolimatta.
Muutama sananen nimipalveluista (DNS)…
Tässä ohjeessa on mainittu että nimipalvelumuutokset kestävät pahimmillaan kaksi vuorokautta levitä kaikkialle. Tämä johtuu siitä että nimipalveluiden TTL-arvo (Time To Live) on joillakin palveluntarjoajilla jopa 2 vuorokauden mittainen (48 tuntia).
Nimipalveluiden TTL-arvo voidaan asettaa kuitenkin domainkohtaisesti ja jos siirto on etukäteen tiedossa, se voidaan lyhentää hyvinkin lyhyeksi, kuten vaikkapa 10 minuuttiin.
Tällöin kannattaa menetellä niin että ennen webhotellin tai sähköpostipalveluiden siirtoa verkkotunnuksen nimipalvelut siirretään meille hyvissä ajoin ennen kuin muutos tehdään. Tällöin voimme asettaa etukäteen verkkotunnuksen TTL-arvon lyhyeksi ja varmistaa että asiakkaan tiettynä ajankohtana haluama muutos saadaan onnistumaan hyvinkin nopealla aikataululla.
Jos tähän ei ole etukäteen varauduttu, muutokset kestävät siis pahimmillaan jopa sen pari vuorokautta.
Mikä on ”hyvissä ajoin”?
Hyvissä ajoin on tietysti epätarkka määritelmä, mutta suosittelisimme verkkotunnuksen nimipalveluiden siirtoa meille jopa viikkoa-paria ennen haluttua muutosta. Vaikka nimipalvelut siirretään meille, voimme silti ohjata asiakkaan webhotellin ja sähköpostiliikenteen vanhalle palveluntarjoajalle, mutta silti varmistaa että kun palveluiden siirto vanhalta palveluntarjoajalta meille tehdään, saadaan se tapahtumaan mahdollisimman nopeasti haluttuna hetkenä.
Kun nimipalveluiden siirtoajankohtaa mietitään, kannattaa muistaa että ns. kansainvälisten domainien (esim. .com, .net, .org, .info jne…) siirto palveluntarjoajalta toiselle kestää jopa 2 viikkoa ja .fi verkkotunnusten siirto Viestintäviraston järjestelmissä noin 3-6 tuntia. Tämän päälle tulee vielä domainin aiemmin käyttämä TTL-arvo. Jos verkkotunnuksen nimipalveluissa on ollut TTL-arvona aiemmin 48 tuntia eli 2 vuorokautta, tulee myös .fi-verkkotunnuksen siirtoon olla varattuna aikaa vähintään Viestintäviraston muutosaika 3-6 tuntia + aiempi TTL-arvo.
Tärkeää on siis suunnitella ja miettiä siirto etukäteen.
