Isojen tiedostojen jakaminen verkossa: ilmaiset ja maksulliset vaihtoehdot
Isojen tiedostojen siirtäminen ja jako kustannustehokkaasti voi olla haastavaa, sillä monessa pilvipalvelussa tarjotaan levytilaa kiinteällä kuukausihinnalla. Satunnaiseen tarpeeseen löytyy myös ratkaisuja, jotka eivät edellytä pitkien sopimuksien tai isoihin kuukausikustannuksiin sitoutumista.
Tutustumme tässä kirjoituksessa tilanteisiin, joissa isojen tiedostojen siirtäminen esimerkiksi asiakkaalle tai yrityksen sisällä halutaan tehdä kustannustehokkaasti.
Pilvipalvelut kuten OneDrive, Google Drive, Dropbox
Monella saattaa olla käytössään jokin pilvipalvelu, joko ilmaisena versiona tai maksullisena, esimerkiksi yrityksen sähköpostipalveluiden ja pilvipalveluiden takia.
Mikäli rekisteröidyt ilmaisversioon OneDriven käyttäjäksi, saat 5 gigatavua levytilaa käyttöösi. Google Drive tarjoaa käyttäjälleen 15 gigatavua. Pilvipalvelu Dropbox tarjoaa 2 gigatavua ilmaiseksi.
Näiden lisäksi maksullista levytilaa esimerkiksi Microsoft 365 pilvipalveluissa on tarjolla 1 teratavun verran (alkaen 5,60 €/kk), sekä Google Workspace pilvipalvelussa 30 gigatavua edullisemmassa versiossa (alkaen 5,75 €/kk), sekä 2-5 teratavua isommissa paketeissa per käyttäjä.
Dropbox vastaavasti tarjoaa 2-3 teratavun vaihtoehtoja alkaen 9,99 €/kk.
Vertailu ei ole täysin helppoa palveluiden välillä, sillä palveluihin sisältyy myös sähköpostipalvelut pilvitallennustilan lisäksi, sekä kalliimmissa paketeissa myös sovelluksia ja ohjelmia.
Mikäli haluat varmistaa, että GDPR toteutuu, ovat yllä olevat vaihtoehdot yhdysvaltalaisyritysten tarjoamia palveluita. Jokainen tarjoaa EU:n sisällä olevia palvelimia käyttöön, mutta kaikista tiukimpia GDPR-kriteereitä täyttääksesi tulisi yrityksen omistus olla myös EU:n sisällä, jotta ne eivät altista dataasi paikallisen lainsäädännön takia eri viranomaisten käyttöön.
Kuva yllä: Microsoft 365 yritys-pakettien hinnoittelu 08/2023.
Kuva yllä: Google Workspace hinnoittelu 08/2023.
Ilmainen ratkaisu joka ei vaadi rekisteröintiä: Wetransfer.com
Joskus pilvipalveluissa levytilan tarve on väliaikaista, eli halutaan siirtää iso tiedosto asiakkaalle tai työkollegalle, joka voi tallentaa sen omalle tietokoneelleen. Tällöin tiedostoa ei enää tarvitse säilöä pilvipalvelussa siirtoa pidempään.
Tällaiseen tarpeeseen vastaa Wetransfer palvelu. Se tarjoaa ilmaisversiossaan mahdollisuuden siirtää maksimissaan 2 gigatavua jaettavan latauslinkin kautta. Latauslinkki vanhenee 7 päivän kuluttua, eli käyttäjällä on mahdollisuus ladata tiedostot talteen itselleen, jonka jälkeen ne poistuvat palvelimelta.
Pro-versiossa tarjolla on 200 gigatavun siirtoraja, sekä 1 teratavun levytila per käyttäjä alkaen hintaan 10 €/kk.
Wetransfer on hollantilainen yritys, jonka palvelimet sijaitsevat EU:ssa, jolloin GDPR on huomioitu.
Kuva yllä: Wetransferin etuihin kuuluu helppokäyttöisyys: se ei vaadi rekisteröintiä tai maksutietoja, mikäli haluat siirtää ilmaisversion tarjoamana maksimissaan 2 gigatavua kerralla.
Oma FTP-palvelin
Mikäli käytössäsi on oma palvelin, voit jakaa tiedostoja FTP-palvelimen avulla. FTP eli File Transfer Protocol on yksi vanhimpia tapoja siirtää dataa verkon yli. Tämä vaatii hieman tietotaitoa. Tarvitset oman palvelimen julkisesti verkkoon, josta tiedostoja voidaan ladata FTP-ohjelmalla tai nettiselaimella.
Palvelimena voi toimia yksinkertaisimmillaan tietokone koti- tai yritysverkossasi, jolle olet sallinut yhteydenotot ulkoverkosta käsin. Tämä saattaa vaatia muutoksia reitittimen tai palomuurin asetuksiin, jotta toteutus onnistuu. Myös kiinteä IP-osoite helpottaa, kun IP-osoitteesi ei vaihdu.
Oma FTP-palvelin on yksi helppo ratkaisu, eikä se vaadi maksullisia lisenssejä tai kuukausimaksuja. Oma palvelin täyttää GDPR:n kriteerit, kunhan muistat huomioida riittävän hyvän tietoturvan tason.
Oma verkkotallennusjärjestelmä (NAS) nopean yhteyden päässä
Verkkotallennusjärjestelmä eli NAS-palvelin (Network-Attached Storage) on verkkoon liitetty palvelin, jonka toimintaperiaate on toimia tiedostopalvelimena. Sen avulla tiedostoja voi jakaa useamman laitteen kesken, ja ne ovat helposti saatavilla verkon yli.
Vaikka moni NAS-ratkaisu sisältää tietoturvan suhteen ratkaisut kuten salauksen ja käyttöoikeuksien hallinnan, voi julkisesti verkkoon kytketty NAS-palvelin olla tietoturvariski, ellei sitä muisteta päivittää ja pitää ajan tasalla. NAS-ratkaisuja toteuttavat mm. yritykset kuten QNAP ja Synology.
NAS-palvelin tuo kustannustehokkuutta silloin, kun datan määrä on valtavan suuri (useita satoja gigatavuja tai teratavuja). Aivan muutaman pienen tiedoston jaon takia alkuinvestointiensa takia se ei ole välttämättä kustannustehokkain vaihtoehto. Lue lisää bloggauksestamme, miksi varmuuskopiointiin NAS-palvelin on yksi varteenotettava vaihtoehto.
Vinkki: sijoita oma NAS-palvelin operaattorin kuten XetNETin palvelinsaliimme. Tällä tavalla varmistat, että NAS-palvelin on nopeiden yhteyksien päässä ja lisäät varmuutta liiketoimintaan myös sillä, ettei kaikki data ole fyysisesti samassa paikassa (mm. tulipalojen takia). Kysy myynniltämme lisää!
Kuva yllä: QNAP on yksi NAS-palvelimia tarjoava ja kehittävä yritys.
Oma webhotelli
Webhotelli on keino jakaa isoja tiedostoja. Voit valita monta eri toteutustapaa webhotellin tarjoamien eri palveluiden ja vaihtoehtojen avulla:
- Ota FTP-palvelin käyttöön cPanel-hallintatyökalusi asetuksista ja siirrä tiedostot FTP-palvelimen avulla. Hyödynnä suojattua SFTP-yhteyttä.
- Siirrä tiedosto haluamaasi kansioon cPanelin tiedostonhallinnan avulla ja jaa linkki kansioon. Huomioi tietoturva: ilman erillisiä asetuksia kansion käyttöoikeuksiin, osoitteen tietävillä tai hakukoneen kuten Googlen hakukoneroboteilla on pääsy kansion tiedostoihin.
- Asenna oma ilmainen pilvitallennustilan tarjoama sovellus cPanelin Softaculous Apps Installer -sovelluskaupan avulla. Löydät sen nimellä ownCloud. Lue asennusohjeet bloggauksestamme: oma pilvipalvelu. Voit synkronoida tiedostot omalta tietokoneeltasi webhotellissa sijaitsevaan ownCloud-palveluun käyttäen Windowsille ja Macille saatavilla olevan ownCloud-ohjelmiston avulla.
Webhotelliksi suuria tiedostoja varten kannattaa valita jokin Webhotelli Jätti -paketeistamme, joihin sisältyy kustannustehokkaasti nopeaa levytilaa 80-220 gigatavun edestä. Suurin kustannushyöty Jätti-paketista syntyy silloin, jos hyödynnät levytilaa moneen eri palveluun: mm. kotisivuillesi, sähköpostilaatikoillesi sekä pilvitallennustilana tiedostoille.
Mikäli tiedostojen siirtoon levytilan tarve on vain satunnaista, kannattaa hyödyntää Webhotelli Skala -pakettiamme. Webhotelli Skala on kirjaimellisesti skaalautuva, jossa maksat levytilan ja liikennöinnin käytöstä vain käytön perusteella, lähes reaaliaikaisesti. Jos siirrät ison tiedoston muutamaksi päiväksi palvelimelle ja poistat sen, et maksa kuin muutaman päivän osalta suuremman levytilan tarpeesta.
Webhotelli Skalan kuukausihinta on alkaen 1,77 €/kk ja sen takia se on edullisempi kuin monet muut pilvipalvelut silloin, kun pilvitallennustilan tarve on vain hetkittäistä. Lisäksi et sitoudu palvelussa pitkäksi aikaa tilaukseen.
Suomessa sijaitsevat palvelimemme ovat GDPR:n osalta myös huomioitu.
Kuva yllä: Webhotelli Skalan hinnoittelu perustuu reaaliaikaiseen hinnoitteluun ja siksi soveltuu hyvin väliaikaisten suurten tiedostomäärien sijoittamiseen. Katso palvelun esimerkkihinnasto.
Isojen tiedostojen siirrossa huomioi myös salaaminen ja tietoturva
Edellä on mainittu muutamia vaihtoehtoja isojen tiedostojen siirtoon ja jakoon verkon yli. Kannattaa yrityskäytössä aina huomioida GDPR sekä tietoturva jokaisessa vaihtoehdossa, ettei arkaluonteista tietoa pääse vääriin käsiin.
Yksinkertaisimmillaan voit lisätä yhden tason lisää tietoturvaa pakkaamalla siirtämäsi tiedostot ZIP- tai RAR-pakettiin, jonka suojaat vahvalla salasanalla. ZIP-pakkaus osaa tällä hetkellä jo 128- ja 256-bittisen AES-salauksen. Vinkki: vahvasta salauksesta ei ole juurikaan hyötyä, jos käyttämäsi salasana on helposti arvattava kuten ”1234”.
Lopuksi: on myös huonoja tapoja siirtää isoja tiedostoja
Vaikka yllä on lueteltu muutamia hyviä, edullisia tai jopa ilmaisia keinoja siirtää isoja tiedostoja, on loppuun todettava myös muutama huono tapa.
- Sähköpostitse useiden kymmenien tai satojen megatavujen siirtäminen ei välttämättä ole järkevää, sillä se lisää sähköpostilaatikon levytilan kulutusta paitsi lähettäjälle, myös vastaanottajalle (ellei viestejä tietenkin poisteta heti palvelimelta).
- Mikäli käytössäsi on todella hidas nettiyhteys ja siirrettävää on todella paljon, satoja gigatavua tai jopa muutamia teratavuja, harkitse tiedostojen siirtoa fyysisten medioiden avulla. Voit esimerkiksi lähettää fyysisesti levyt vastaanottajalle. Huomioi tietoturva tässäkin vaihtoehdossa ja suosi salattuja levyjä, mikäli tiedostot ovat arkaluonteisia tai sisältävät henkilötietoja.
- Epäluotettavat palvelut: harkitse tarkkaan, mitä palvelua käytät tiedostojen jakoon. Jos on mahdollista, että tietoihin pääsee kuka tahansa käsiksi ja altistat itsesi, asiakkaasi tai yritystoimintasi riskeille, mieti kannattaako tällainen riski ottaa.
- Tiedostojen siirtäminen ilman salausta, suojaamattomassa ja avoimessa langattomassa verkossa. Vaikka lähtökohtaisesti moni verkkopalvelu, pilvipalvelu ja sähköposti on siirtynyt verkossa suojatun protokollan käyttöön, voivat silti edelleen jotkut ratkaisut toimia suojaamattoman yhteyden yli. Avoimessa ja suojaamattomassa langattomassa verkossa niiden käyttö on aina riski.
Kirjoituksen hinnat tarkistettu 25.8.2023 ja eivät sisällä arvonlisäveroa.