Oma pilvipalvelu on helppo rakentaa: sähköposti ja pilvitallennustila webhotellissa

Asiakkaissamme on yrityksiä ja yrittäjiä, jotka eivät voi esimerkiksi lainsäädännön ja tietosuojan takia säilyttää tietoja Suomen rajojen ulkopuolella. Osa haluaa rakentaa oman pilvipalvelun kustannus- ja periaatesyistä: oikein mitoitettu ratkaisu voi säästää helposti jopa 80 % kustannuksista (kts. esimerkkilaskelma alta). Mikäli toiminnassa arkaluonteisia henkilötietoja ei voi tai ei haluta tallentaa Suomen ulkopuolelle, tämä rajaa suositut pilvipalvelutarjoajat kuten Microsoft 365:n ja Google Workspacen vaihtoehtojen ulkopuolelle.

Lisäksi viimeisen vuoden aikana EU-alueella on huolestuttu Yhdysvaltain lainsäädännöstä, joka mahdollistaa paikallisen tiedusteluviranomaisen pääsyn yhdysvaltalaisen yrityksen kautta myös EU-kansalaisten dataan. Tämä on ilmiselvässä ristiriidassa EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n kanssa. Kirjoitushetkellä sekä Itävalta että Ranska ovat julistaneet mm. Google Analyticsin laittomaksi osaltaan näiden syiden takia.

Riskinä alalla pidetään myös sitä, että tilanne laajenee EU:ssa muihinkin maihin ja ulottuu Googlen lisäksi muiden yhdysvaltalaisyritysten muihinkin pilvipalveluihin, joissa käsitellään EU-kansalaisen tietoja. Tämä tarkoittaisi monia pilvipalveluratkaisuja. Mitäpä jos palvelut toteuttaisi EU:n tai peräti Suomen sisällä? Alla pari vaihtoehtoa toteutustavoista.

Työskentely etänä tai asiakkaan luona on helpompaa, kun yrityksen pilvitallennusratkaisut mahdollistavat helpon ja tietoturvallisen pääsyn tiedostoihin.

Palvelut omalla palvelimella kuten webhotellissa tai palvelinsalissa

Mikäli pilvipalvelut toteuttaa itse omilla palvelimilla tai hosting-ratkaisuissa, voi sähköpostipalvelut sekä tiedostopalvelut ostaa hosting-yritykseltä kuten meiltä.

Harva asiakkaammekaan tietää, että webhotelleihimme kuuluu maksuton sovellus pilvitallennustilan käyttöön nimeltä ownCloud. Työpöytäohjelmistot ovat saatavilla sekä Mac, Windows että Linux-ympäristöihin sekä mobiililaitteille. Tiedostojen synkronointi omaan pilvipalveluun ei voisi olla helpompaa ja tiedostot säilyisivät aina omassa hallinnassa, Suomen rajojen sisällä, suomalaisen yrityksen tarjoamassa palvelinympäristössä.

Alla inspiraatioksi muutamia vaihtoehtoja sähköpostin ja pilvitallennustilan ratkaisuista hinnastoesimerkkien kera.

Vaihtoehto 1: oma webhotelli pilvitallennustilalle ja sähköpostille

Asiakkaamme on keskikokoinen tilitoimisto, joka tilasi käyttöönsä XetNET Webhotelli Jätti 120 -palvelun, johon sisältyy 120 gigatavua levytilaa. Webhotellin hallintatyökalusta cPanelista asiakkaamme asensi käyttöönsä ownCloud-sovelluksen. ownCloud-sovelluksen avulla yritys saa käyttöönsä pilvitallennustilan, johon voi synkronoida käyttäjäkohtaisesti työntekijöiden tiedostot tietokoneilta. Tämän ansiosta työnteko onnistuu etänä niin kodilta kuin toimistoltakin.

Vinkki: Jokaisessa webhotellissamme ownCloud-sovellus on saatavilla cPanelin Softaculous-asennusohjelmiston kautta. Se on muutamalla klikkauksella helppo asentaa:

Kuva (yllä): Asenna ownCloud sovellus webhotellisi cPanel-hallintatyökalun kautta muutamalla klikkauksella.

Kuva (yllä): Asennusvaiheessa voit määritellä kirjautumistunnuksen lisäksi kansion asennuksellesi omaan verkkotunnukseesi.

Kuva (yllä): Asennuksen jälkeen kirjaudu palveluun selaimellasi luomallasi tunnuksella ja salasanalla.

Kuva (yllä): Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä saat ehdotuksen työpöytäsovelluksen asentamisesta tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi. ownCloud-sovellus synkronoi tiedostot tietokoneen ja pilvipalvelun välillä ja pääset niihin halutessasi myös selaimella käsiksi.

Kuva (yllä): Työpöytäsovelluksen asentamisen jälkeen annat palvelimesi osoitteen, esim. verkkotunnus.fi/kansio/

Kuva (yllä): Voit valita synkronointiasetukset ja kansion ownCloud-pilvitallennustilallesi tietokoneellesi.

Kuva (yllä): Löydät ownCloud-pilvitallennustilan käyttöjärjestelmästäsi helposti tiedostonhallinnan pikalinkkien kautta. Kuvakaappauksessa Windows 11 käyttöjärjestelmästä näkymä, jossa ownCloud löytyy vasemmasta reunasta. Olet nyt onnistuneesti asentanut pilvitallennustilan käyttöösi!

ownCloud-ratkaisua käyttävän tilitoimiston tilanne alkuvuonna 2022 lukuina:

• Yrityksessä on 22 työntekijää.
• Keskimäärin sähköpostilaatikon käyttöaste on 0,7 Gt/käyttäjä.
• Sähköpostin levytilatarve on siis 22 hlö x 0,7 Gt = 15,4 gigatavua.
• Keskimääräinen pilvipalveluiden levytilatarve tiedostoille, jotka synkronoidaan pilveen, on 1,8 gigatavua.
• Tiedostopalveluiden levytilatarve on yhteensä 22 hlö x 1,8 Gt = 39,6 gigatavua.

Sähköposti ja pilvitallennustilan tiedostopalvelut vaativat yhteensä (15,4 Gt + 39,6 Gt) n. 55 gigatavua tilaa. Nämä palvelut mahtuvat erinomaisesti nykyiseen Jätti 120 webhotelliin, jossa levytilaa on 120 gigatavua. Valitsemalla oman pilvipalvelun, yritys säästää pilvipalveluissaan 979,44 euroa vuodessa verrattuna edullisimpiin Microsoft 365 ja Google Workspace vaihtoehtoihin. Alla tarkemmat laskelmat mistä säästö syntyy.

Hintavertailu oma pilvipalvelu (sähköposti+pilvitallennustila) vs. Microsoft vs. Google:

• XetNET Jätti 120 kustannus yht. 30,58 €/kk + ALV
  • Työntekijäkohtainen hinta 1,39 €/kk + ALV (22 käyttäjää)
• Microsoft 365 kustannus yht. 112,20 €/kk + ALV (= 22 kpl ”Microsoft 365 Business Basic” paketteja)
  • Työntekijäkohtainen hinta 5,10 €/kk + ALV
• Google Workspace kustannus yht. 114,40 €/kk + ALV (= 22 kpl “Google Workspace Business Starter” paketteja)
  • Työntekijäkohtainen hinta 5,20 €/kk + ALV

Yllä olevissa paketeissa on paljon sisällöllisesti eroja, esimerkiksi levytilaa Google Workspace tarjoaa 30 gt/käyttäjä ja Microsoft 365 paketissa sisältyy peräti 1 TB levytilaa. On siis tärkeää mitoittaa palvelu oikein oman yrityksen ja työntekijöiden tarpeisiin, jolloin välttää maksamasta liikaa.

Mikäli pilvipalvelussa levytilaa tarvitaan runsaasti enemmän ja halutaan lisäksi ajaa omia sovelluksia palvelimella, on järkevää tutustua webhotellien lisäksi myös muihin vaihtoehtoihin kuten virtuaalipalvelimiin. Vaihtoehtoisesti voi miettiä myös hybridivaihtoehtoa, jossa oma tiedostopalvelin sijoitetaan nopean datayhteyden päähän XetNETin palvelintiloihin, kuten seuraavassa esimerkissä alla:

Vaihtoehto 2: oma verkkolevypalvelin palvelinkeskuksessa

Asiakkaamme arkkitehtitoimisto tuottaa runsaasti dataa ja yrityksen levytilatarve on tällä hetkellä jo useita teratavuja. Sähköpostilaatikoissa voi olla hetkellisesti useita satoja megoja vieviä tiedostoja mutta niitä ei säilötä palvelimella pitkään. Tarve sähköpostilaatikoille on levytilan osalta siis pieni, mutta tiedostonhallintaan ei välttämättä ole järkevää ostaa hosting-yrityksen nopeilta palvelimilta SSD-levytilaa teratavuittain.

Arkkitehtitoimisto päätyi valitsemaan webhotelliratkaisukseen XetNET Skala webhotellin. Skala-webhotellissa ei osteta levytilaa maksimikiintiön perusteella, vaan laskutus tapahtuu reaaliaikaisesti tilankäytön mukaan.

Mikäli asiakas vastaanottaa useita satoja megatavuja olevia tiedostoja sähköpostiinsa, ne väliaikaisesti tallennetaan webhotellissa palvelimen levytilaan. Kun käyttäjän sähköpostiohjelma lataa ne talteen, poistuvat ne palvelimelta sähköpostiohjelman asetusten mukaan halutusti. Tällä tavoin sähköpostilaatikot eivät täyty, sillä yritys ei koe, että tiedostoja tarvitsee säilyttää sekä sähköpostilaatikoissa että heidän tiedostopalvelimellaan.

Lopputuloksena sähköpostipalvelut maksavat vain muutamia euroja kuukaudessa sen sijaan, että jokaiselle käyttäjälle varattaisiin 5-10 €/kk maksavat ratkaisut. Syntyneillä säästöillä on investoitu tiedostonhallintaan.

Tiedostopalvelimeksi he ovat valinneet hybridiratkaisun. Toimistolla (on-site) nopeassa 1-gigabitin lähiverkossa on käytössä QNAP-verkkolevytallennin (NAS, Network Attached Storage), jossa levytilaa on tarjolla yli 20 teratavua.

Sekä varmuuskopioksi että etäkäyttöä varten yritys on sijoittanut toisen identtisen QNAP-verkkolevytallentimen XetNETin palvelinkeskukseen (off-site). Näin ollen yrityksen elintärkeät tiedostot on suojattu etänä versiohallinnan kera (QNAP Snapshots) ja yrityksen data ei ole yhdessä paikassa alttiina katastrofeille kuten ransomware-hyökkäyksille, inhimillisille virheille, tulipaloille tai murrolle. Lue lisää myös kirjoituksestamme, miksi pilvipalvelut eivät ole synonyymi varmuuskopioinnille ja miksi varmuuskopiointi yrityksille on edelleen elintärkeä.

Arkkitehtitoimiston investoinnit sisältävät pilvitallennustilan osalta kaksi verkkolevytallenninta sekä kuukausimaksun palvelinkeskuksen vuokrasta. Ratkaisu on kertainvestoinneistaan huolimatta kustannustehokas ja tarjoaa käyttäjäkohtaisesti joustavuutta suurien tiedostojen tallentamiseen ja käsittelyyn.

Arkkitehtitoimistossa suuret tiedostomäärät vaativat suunnitelmallisuutta pohdittaessa ratkaisua, joka tarjoaa nopeutta, vikasietoisuutta sekä korkeaa käytettävyyttä myös etätyöskentelyyn.

Oikein mitoitettu pilvipalvelu säästää rahan lisäksi myös hermoja

Yllä olevat vaihtoehdot ovat EU:n tietosuoja-asetuksen näkökulmasta erinomaisia pilvipalveluratkaisuja etenkin, kun palveluiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisesti. Lisäksi parhaimmillaan ne säästävät pienissäkin yrityksissä jopa useita satoja euroja vuosittain. Katso myös kaikki XetNETin pilvipalvelut.

Webhotelleihin tai virtuaalipalvelimiin sijoitetut pilvipalveluratkaisut ovat ensiluokkaisia tietoturvaltaan ja käytettävyydeltään, sillä palveluntarjoajat kuten mekin, huolehdimme palvelimien ja ohjelmistojen päivittämisestä sekä tiedostojen ja verkkoyhteyksien moninkertaisista varmennuksista.

Mikäli yrityksessä ei ole omaa IT-päällikköä, joka osaisi toteuttaa ja ylläpitää pilvipalveluiden toimintaa, on hyvä kysyä Xetpoint-tiimimme apuun. Emoyhtiöömme kuuluva Xetpoint.fi tarjoaa IT-ympäristöön tuen ja jatkuvan ylläpidon ratkaisut aina yksinyrittäjän kokonaisuuksista isoihin, valtakunnallisesti toimitiloja yhdistäviin ratkaisuihin. Pistä meille viestiä, mikäli pilvipalveluiden tiedostojen ja sähköpostien kotimaistaminen tai kustannustehokkuuden tarkistaminen on tällä hetkellä ajankohtainen asia!

Jaa kirjoitus: