Pienyrittäjän parhaat työkalut: valintamme vuodelle 2021
Pienyrittäjät ja pienet yritykset toimivat useimmiten samanaikaisesti useiden eri asiakkaiden kanssa. Arkeen kaivataan maksuttomia tai hinnaltaan edullisia työkaluja, joiden avulla sujuvoittaa arkea tai laajentaa jopa liiketoimintaa digitaalisten apuvälineiden avulla (mm. verkkokaupat). Tällöin kaikki helpot ratkaisut jotka lisäävät tuottavuutta ja helpottavat arkea, ovat varmasti kaikille tervetulleita.
Tätä varten loimme listan ohjelmistoista, sovelluksista ja digityökaluista vuodelle 2021, joiden avulla pääset tekemisessä hyvin nopeasti vauhtiin! Jokainen listan ohjelmista ja sovelluksista on saatavissa perusversiona ilmaiseksi, mutta jokaisesta on ostettavissa pro-versio.
Arjen ja projektien hallinta helpommaksi Trellon avulla
Trellon avulla voit helposti jakaa projektit pieniin osa-alueisiin, seurata edistymistä ja pitää hallinnassa useamman projektin yhtä aikaa hyväksikäyttäen eri näkymiä. Visualisoi asiakasprojektisi vaiheet ja luovu post-it -muistilapuista: digitaalinen Kanban-taulu Trellossa on ehkäpä juuri se, mitä tarvitset arkeesi. Sen avulla onnistuu myös muutkin arjen askareet: sisältösuunnitelmien luonti, oman yritystoiminnan kehitys, kevyt CRM-toiminta ja tapahtumien koordinointi ovat vain muutama esimerkki siitä, mihin Trellon tyyppiset ohjelmistot taipuvat. Trello on myös saatavilla suomeksi.
Trellon avulla järjestelet tehtävät helposti seurattaviin tauluihin. (Kuva: Trello.com)
Asiakkuudenhallinta onnistuu HubSpotin kanssa
Customer Relationship Management, eli CRM, pitää kirjaa asiakasrekisteristäsi, myyntiputken aktiviteeteista, liidien luokittelusta ja tarjouksien seurannasta, sähköposteista ja myynneistä. HubSpot tarjoaa mahdollisuuden ilmaiseen aloitukseen ja skaalautuu maksullisuuden kautta esimerkiksi markkinoinnin, myynnin ja raportoinnin tehokäyttöön.
Vältä sähköpostitulva ja siirry kommunikoimaan Slackin avulla
Yrityksen sisäiseen viestintään tai asiakkaiden kanssa jatkuvaan kommunikointiin Slack on markkinoiden parhaimmistoa ilmaisista ohjelmista. Voit yhdistää saman sähköpostisi useaan eri ympäristöön ja näin vaihtaa helposti eri asiakkaiden välillä. Slack integroituu monien ohjelmien ja ympäristöjen kanssa kuten Googlen, Microsoftin ja Zoomin ratkaisuihin.
Tiedostot säilyvät parhaiten tallessa pilvipalveluissa
Tarjolla on monia ilmaisia pilvipalveluja, joiden avulla pääset tiedostoihisi käsiksi niin puhelimella, tabletilla kuin tietokoneella mistä ja milloin vain. DropBox tarjoaa 2 GB ilmaista tallennustilaa, Microsoft-tilin kylkiäisenä saa käyttöönsä OneDrive-palvelussa 5 GB levytilaa ja Google Drive -palvelussa Gmail-sähköpostin avaamisen jälkeen 15 GB. Jokaisessa palvelussa saa ostettua lisätilaa, joten asian ratkaisee loppupeleissä minkä ekojärjestelmän kanssa tykkäät työskennellä.
Näiden ongelma kuitenkin on, että tiedostot ja data sijaitsevat lähes poikkeuksetta ulkomailla. Mikäli haluat pitää tiedostosi Suomen rajojen sisäpuolella ja kotimaisilla palvelimilla, edullinen SafeCloud-pilvipalvelumme ratkaisee tämän ongelman ja on oiva vaihtoehto!
Muistiinpanot otat talteen ja synkronoit parhaiten Evernotella
Suomeksi saatavilla oleva Evernote on muistiinpanovälineiden aatelia. Voit tehdä muistiinpanoistasi visuaalisia, liittää niihin PDF- ja äänitiedostoja sekä kuvia ja asiakirjoja. Pystyt myös ottamaan ja muokkaamaan ottamiasi kuvankaappauksia vaivattomasti. Ohjelma synkronoi monelle laitteelle ja integroituu saumattomasti mm. Slackin, Salesforcen sekä Googlen ja Microsoftin ohjelmistojen kanssa.
Grafiikat someen ja verkkosivuille syntyvät Canvalla
Canva on graafikoiden ja kuvitusten ehdoton ykkönen. Voit luoda materiaalia sosiaaliseen mediaa varten, painotuotteisiin, digituotteisiin, markkinointiin, verkkosivuilla ja mihin ikinä keksitkään. Ilmaisesta galleriasta löydät muotoja, kuvia ja pohjia joita muokata omaan käyttöön soveltuvaksi. Tarjonta maksuttomassa on todella laaja, maksullisessa versiossa mahdollisuudet ovat lähes rajattomat.
Canva on helppokäyttöinen suunnitteluohjelma, jota voi käyttää usealta laitteelta. (Kuva: Canva.com)
Puhelimella editoit kuvat heti käyttöön
Kuvien editoinnin ei tarvitse olla vaikeaa! Adobe tarjoaa ilmaiseksi käyttöön puhelimelle Adobe Lightroom -sovelluksen, jonka kanssa säädät väri- ja valotussäädöt kohdalleen edistyneesti (tukee myös edistyneempien kameroiden tuottamia RAW- eli raakakuvia). Etsi omasta sovelluskaupasta nimellä Adobe Lightroom Photo Editor. Huomioi, että Adobella on myös maksullinen Lightroom kuukausimaksullisen Creative Cloud tilauksen myötä.
Hootsuite pelastaa sosiaalisen median ajastamisen
Tuntuuko että unohdat joskus päivittää yrityksesi someen julkaisuja? Luo ja valmistele ne kerralla ja ajasta vaikkapa seuraaviksi viikoiksi eteenpäin valmiiksi. Hootsuiten ilmaisversio on yksi kattavimmista sosiaalisen median ulkoisista ajastusalustoista. Sen avulla hallinnoit sosiaalisen median kanaviesi julkaisua yhdestä paikasta ja säästät aikaa ajastamalla useamman julkaisun kerralla, kopioimalla saman julkaisun useaan kanavaan ja seuraat mm. tiettyjen hashtagien liikennettä samasta paikasta. Se integroituu lisäksi mm. Canvaan joka tekee siitä tehokkaan työparin.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen hoituu Authenticator -sovelluksella
Tietoturva on asia, jonka kanssa ei pienyrittäjänkään kannata leikkiä. Kaksivaiheisessa tunnistautumisessa todistat esim. puhelimesi avulla olevasi oikea käyttäjä, joka yrittää kirjautua palveluun sisään. Näinkin yksinkertaisella keinolla pystyt lisäämään lisäkerroksen tietoturvaa, vaikka salasanasi olisi vuotanut jonkin tietomurron tai tietoturva-aukon takia. Suurin osa esimerkiksi sosiaalisen median sovelluksista tarjoaa mahdollisuuden kaksivaiheiseen tunnistautumiseen ja mm. WordPress-sivustolle kaksivaiheinen tunnistautuminen (engl. Two-Factor Authentication, usein myös lyhenteenä 2FA) on saatavilla lisäosan avulla. Tarjolla on mm. Google Authenticator sekä Microsoft Authenticator sovellukset mobiililaitteille, joiden avulla suojaat tärkeimpiä palveluitasi.
Verkkosivujen analytiikka kuntoon Google Analyticsilla tai Matomolla
Analytiikka on verkkosivujen A ja O. Muuten et tiedä, mistä sivustosi vierailijat pitävät, mistä he tulevat, mikä sivu toimii parhaiten ja mikä vaatisi hieman lisää huomiointia. Google Analytics on yleisimpiä verkkosivujen analytiikkatyökaluja markkinoilla. Se on helppo asentaa ja on ilmainen käyttää. Yksi haaste nykyisen tietosuojan aikakaudella on se, että Google Analytics kerää myös tietoja Googlen omaan käyttöön. Mikäli haluat selkeyttää verkkosivustosi analytiikan tietosuojaa ja suojata sivustosi käyttäjiä, tutustu ilmaiseen Matomoon:
Matomo webanalytiikka on käytössä jo yli 1,4 miljoonalla sivustolla ja sitä käyttävät jo mm. Suomen valtio ja monet kunnat. Matomo tallentaa kerätyn analytiikkadatan omalle palvelimellesi, omaan käyttöön. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Se on myös helposti integroitavissa WooCommerce-verkkokauppaan.
Matomon käyttöliittymä on helposti ymmärrettävä ja kustomoitavissa.
Ilmainen verkkokauppa WooCommercen avulla
Pienen yrityksen perustarpeet kattava WooCommerce-lisäosa WordPressille on tapa rakentaa verkkokauppa helposti ja nopeasti. Sen muokattavuus on yhtä laaja kuin haluat; voit tehdä verkkokaupan itse tai etsiä apua valmiista tuhansista ilmaisista teemoista ja lisäosista. Kehittäjiä on Suomessakin lukuisia, jotka auttavat kinkkisissä tilanteissa. Maksutapoina Suomessa on käytössä laajalti vaihtoehdot kuten mm. Checkout, Paytrail ja Klarna. Toimitustavat integroituvat kätevästi myös verkkokauppaasi ja voit tarjota kätevästi Postin, Matkahuollon ja muiden suosittujen tarjoajien vaihtoehdot (mm. Pakettikaupan ja Shipit-palvelun kautta).
Chat-palvelut ja chatbotit verkkosivun sekä asiakaspalvelun monipuolistajana
Chat vai chatbot? Mitä eroja näissä on? Esimerkiksi Tawk.to on verkkosivustolle asennettava chat-palvelu, jossa voit keskustella asiakkaan kanssa livenä, tai ohjelmoida viestin jossa voit pyytää häntä jättämään yhteystiedot joihin palata pikimmiten. Chatbot-sovellus kuten Landbot.io on taas tapa automatisoida erilaisia keskustelupolkuja, johon määritellään ennakkoon erilaisten valinnat ja mahdolliset viestit jotka käyttäjälle näytetään. Molemmissa on puolensa ja ne integroituvat näppärästi mm. WordPress-sivustolle. Näiden lisäksi tarjolla on esimerkiksi WhatsApp-viestien lähetysmahdollisuus ja Facebookin Chat Bot, joista kerromme lisää chateista ja chatboteista kertovassa kirjoituksessamme. Chat- ja chatbot-palveluiden avulla voit madaltaa helposti kynnystä ottaa yhteyttä ja kysyä lisää palveluistasi.
Asiakaskyselyillä opit parantamaan toimintaasi: ota avuksi SurveyMonkey
Kyselyiden ja palautelomakkeiden tekoon sekä analysointiin tarkoitettu alusta on vertaansa vailla, etenkin kun se on saatavilla vieläpä suomeksi: SurveyMonkey tarjoaa eri vaihtoehtoja hinnastossaan, mutta perusperiaate on sama. Kerää palautetta verkkosivustosi/uutiskirjeiden avulla, analysoi tuloksia ja tee parannuksia esimerkiksi liiketoimintaasi suoraan asiakaspalautteen avulla. SurveyMonkey tietenkin integroituu WordPressiin saumattomasti.
Sähköpostin automaatio ja sähköpostimarkkinointi kuntoon MailChimpillä
Kustannustehokkuus on varmasti pienyrittäjien mielen päällä alusta asti. Sähköposti on lähiaikoina tehnyt uuden tulemisen markkinointikanavana ja tätä varten MailChimp tarjoaa ilmaiseksi ominaisuuksia, joilla aloitus onnistuu helposti. Pystyt luomaan verkkokauppasi sähköpostiautomaatiot, lisäämään listallesi ryhmiä ja ”tageja”, sekä seuraamaan ja raportoimaan sähköpostien menestystä. Olemme luoneet ohjeet MailChimpin sähköpostiautoomaation luomiseen, jolla pääset kätevästi alkuun myös maksuttoman ilmaisversion avulla.
Valitse tarpeelliset ja aloita yritystoiminnan rakentaminen
Yllä on iso liuta hyödyllisiä palveluita ja sovelluksia ja onkin hyvä painottaa, että jokainen pienyrittäjä ei välttämättä tarvitse jokaista näistä ohjelmista. Olemme saaneet näistä monilta asiakkailtamme hyviä kokemuksia ja sen myötä uskallamme näitä myös suositella vaihtoehtoina ja etenkin ideoina, joilla voit parantaa omaa liiketoimintaasi ja arkeasi paremmaksi. Mikäli olet vaiheessa jossa harkitset uuden liiketoiminnan aloittamista, aloita ensin etsimällä vapaata domainia, tilaamalla verkkotunnuksen ja webhotellin. Näin saat verkkopalvelusi ja sähköpostisi käyttöön nopeasti!
Lisää hyödyllisiä aloittelija- ja pro-tason vinkkejä löydät Ernon blogista.